Academy Panel: Yapay Zeka (AI) Raporlama Modülü Kullanım Kılavuzu

Eğitim sürecinde öğrencileri takip etmek, ödevleri kontrol etmek, finansal durumları yönetmek ve velileri bilgilendirmek ciddi bir mesai gerektirir. Academy Panel Yapay Zeka Raporlama Modülü, tüm bu yükü omuzlarınızdan alan devrim niteliğinde bir özelliktir. Akıllı asistanımız, sizin yerinize tüm öğrenci verilerini analiz eder, anlamlandırır ve doğrudan e-postanıza son derece detaylı bir koçluk / iş zekası raporu olarak gönderir.

Üstelik sadece size değil; seçtiğiniz periyotlarda velilere de öğrencilerin durumunu özetleyen Otomatik Gelişim ve Finans Raporları iletir.

Bu kılavuzda, yapay zeka raporlamasını nasıl aktif edeceğinizi ve ayarlarını nasıl kişiselleştirebileceğinizi öğreneceksiniz.

Modüle Nasıl Erişilir?

Yapay zeka raporlama ayarlarına ulaşmak için profil resminizin olduğu menüden AI Raporlaması (Yapay Zeka (AI) Raporlama Yönetimi) menüsüne tıklayabilirsiniz. Ekran iki ana sekmeden oluşur:

1. Kendi Raporlarım (Eğitmen): Tüm öğrencilerinizin genel durumunu ve kendi finansal özetinizi göreceğiniz yönetici raporlarının ayarları.
2. Veliler (Öğrenci Raporları): Velilere gidecek otomatik bilgilendirme e-postalarının ayarları.

1. Kendi Raporlarım (Eğitmen / Koç Raporu) Ekrani

Eğitmen sekmesinde sistemi aktif ettiğinizde, yapay zeka belirlediğiniz zaman aralıklarında (Haftalık, 2 Haftalık, Aylık) tüm öğrenci hareketlerini tarayarak size özel bir değerlendirme yazar.

Nasıl Aktif Edilir?

• AI Raporlamasını Aktif Et başlığının yanındaki anahtarı açık (yeşil) konuma getirin.
• Açılan menüden Rapor Gönderim Periyodunu seçin (Örn: Haftalık).
• Rapora Dahil Edilecek Konular bölümünden, yapay zekanın hangi verileri analiz etmesini istediğinizi seçin:
  • Öğretmen Değerlendirmeleri
  • Ödevler ve Testler
  • Ödemeler (Alınan/Beklenen)
  • Devamsızlık Durumu
  • Kullanılan İzinler
  • Planlanan Dersler / Etütler
  • Tamamlanan Dersler

“Raporumu Gör (Test)” Butonu

Ayarlarınızı yaptıktan sonra ilk raporunuzu beklemek istemiyorsanız sağ paneldeki Raporumu Gör (Test) butonuna tıklayabilirsiniz. Sistem yapay zekaya anlık bir analiz yaptıracak ve raporunuzu birkaç dakika içerisinde e-posta adresinize gönderecektir.

Rapor İçeriğinde Neler Var? Yapay zeka size yüzeysel bir özet değil, seçtiğiniz periyottaki eğitim verilerinizi kullanarak bir İş Zekası (Business Intelligence) ve koçluk raporu yazar.

• Toplam onaylanmış gelirleriniz ve vadesi gelen/geciken ödemeler.
• Hangi öğrencinin düşüşte, hangi öğrencinin yükselişte olduğu.
• Hangi öğrencinin velisiyle acilen görüşmeniz gerektiği (risk durumu analizleri).
• Pazarlama yüzünüz olabilecek “yıldız” öğrencilerin tespiti.

NOT: Test raporu gönderimi ile periyodik raporlama zamanlayıcısı sıfırlanır. bir sonraki rapor, seçili olan periyotta hazırlanır. Otomatik raporlarınız geç saatlerde veya gün gecikmeli olarak geliyorsa, yoğun günlerden kurtulmak için bu seçeneği kullanabilirsiniz.

2. Veliler (Öğrenci Raporları) Ekranı

Bu bölüm, veli iletişimini tamamen otomatikleştirir. İstediğiniz öğrencilerin velilerine, yapay zeka tarafından hazırlanan “Otomatik Gelişim ve Finans Raporları” gönderilmesini sağlayabilirsiniz.

Velilere Rapor Gönderimi Nasıl Ayarlanır?

• Veliler sekmesine geçtiğinizde tüm öğrencileriniz liste halinde görüntülenir.
• Bir öğrenci listesinde sağ üstteki Aç/Kapa anahtarı, o veliye rapor gönderimini başlatır veya durdurur.
• Detaylı Ayarlar butonuna tıklayarak her bir öğrenci için özel ayarlamalar yapabilirsiniz:
  • Rapor Sıklığı: (Ahmet haftalık rapor alsın, Ayşe’nin velisi aylık rapor alsın gibi).
  • Raporda Bulunacak Veriler: Örneğin; bir veliye devamsızlık bilgisini göndermek istemiyorsanız sadece o öğrenci için o seçeneği kapatabilirsiniz.

Veli Raporunu Test Etmek

Öğrencinin detaylı ayarlar panelinde Şimdi Test Gönder butonu bulunur. Buna tıkladığınızda o günden geçmişe dönük anlık bir analiz yapılır ve ilgili öğrencinin kayıtlı veli e-posta adresine test raporu anında teslim edilir.

NOT: Başlangıç gün değişikliği için kullanılabilir.

Sık Sorulan Sorular

Yapay Zeka Raporum Gelmedi, Neden Olabilir? Eğer 1 haftalık bekleme süresinin sonuna gelmişseniz ve raporunuz beklediğiniz gün gelmemişse, sistemsel bir yoğunluk vardır. Genellikle haftanın ilk günü, ayın ilk ve son günleri gibi spesifik günlerde bu tarz yoğunluklar söz konusu olabilir. Sistemimiz gece sizi rahatsız etmemek için sabah 08:30 ile 20:30 arasında gönderim yaptığından, bugüne yetişmeyen raporlar, yarın tekrar gönderilmek üzere sıraya eklenir. Eğer yoğun günlerden çıkmak isterseniz rastgele bir günde test raporu alarak periyot başlangıç gününüzü güncelleyebilirsiniz.

Raporumda yeterli veri yok. Nasıl düzeltirim? Yapay zeka, rapor hazırlayabilmek için sisteme eklenmiş verilere ihtiyaç duyar. Eğer seçtiğiniz periyotta (Örn: son bir hafta) sisteme hiç yeni ödev girmemiş, devamsızlık işlememiş veya ödeme tahsilatı yapmamışsanız, yapay zeka size “Yetersiz Veri” başlıklı bir bilgilendirme e-postası atar. Sistemi aktif kullandıkça raporlarınız detaylanacaktır.

Veli Raporlarında Ücretler Gösteriliyor mu? Satır bazlı olarak “Tamamlanan Ders” veya “Ödev Neti” gibi başlıklar gider. Eğer “Ödemeler (Alınan/Beklenen)” anahtarını veli raporlarında açık bırakırsanız, veliye kalan borcu veya gelecekte ödeyeceği tutar hakkında nazik bir finansal özet yapılır. Eğer bunu istemiyorsanız, o butonun işaretini öğrenci ayarlarından kaldırabilirsiniz.